デキる宴会幹事は知っている!飲み会の日程調整、店選びに最適便利なツール、サイトを大公開!

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みなさん、どうも僕です。

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実は今度、東京本社から社長がわざわざ関西までやってくるというのでいささかビビっているわたしです。

 

先日全社をあげて行われたテレビ会議で、わたしが居眠りしていたところが大画面に大写しになっていたので、てっきりそれがバレて社長が怒りに来るのかと思ったら、ただの関西地区での上得意客への訪問で来るらしくひと安心・・。(社内会議で寝んなよ!!)

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みなさんもテレビ会議だし、目の前にあるのはただの「テレビ」だと油断したらダメですよ!テレビの向こう側にいるのは社長ら役員ですからね!

 

そんなこんなで(どんなやねん!)社長がわが支店に来るってことで、夜は宴会をやることになりました。なぜかわたしがその宴会の幹事をやることに・・トホホ(;´д`)

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社長を呼んで宴会やるわけですから、サラリーマンたるもの、ここでしくじるわけにはいきませんし、かと言ってこのご時世、経費削減のことも視野に入れなければなりません!

 

宴会・飲み会参加者のスケジュール管理、宴会に最適なお店選び・・宴会幹事にとって頭を悩ませることばかり!!タイヘンですわ!

 

 

今日ははからずも宴会や飲み会の幹事をやるはめになったけど、「サラリーマンとして失敗できへん!」、「エエとこ見せたい!」っていうあなたの思いを実現してくれる、宴会・飲み会の予約、店選びに役立つサイト、ツール、アプリをご紹介しましょう!

 

てめぇら、パソコン画面を前に寝るんじゃねーぞ!!

(エッ、お前に言われたくない??、失礼しました~)

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大阪・HOOTERS(フーターズ)に行ったーズ!噂のアメリカンバーレストランに潜入したから読みやがれ!

宴会の日程調整、出欠管理は「調整さん」で決まり!

忘年会、新年会、歓送迎会・・幹事の一番苦労するのは「日程の調整」!

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会社の宴会、飲み会ってまず日程・スケジュール調整に頭を悩ませます。

「佐藤君は来るって言ってたけど、高橋課長は来るのかなぁ・・ええと・・あれ、あいつは呼んだかなぁ??」

みたいな感じで誰を呼んだのか、いつが一番みんなの都合がいいのか・・さっぱりわからない、把握できない!

 

ホットペッパーがとったアンケートでも飲み会幹事がもっとも苦労するものとして「日程の調整」が第1位として上がっていたことからも、ここが最もタイヘンな作業であることがわかります。

幹事の苦労すること出典:ホットペッパー

↓↓宴会といえばコチラの記事!↓↓

「締めの言葉を」・・とか言ってんじゃねーよ!!俺に頼むな!!

 

日程の調整は「調整さん」で手間ヒマかけずに調整しよう!

日常業務もあるし、宴会・飲み会の日程調整に手間暇かけられない・・ですよねぇ~!

そんな時にこのサイト、「調整さん」が大助かりなんです!

ではこの「調整さん」といういわゆる「出欠表ツール」の使い方を見ていきましょう!

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日程調整サイト「調整さん」のカンタンな使い方

WEBサイトを使ってみんなの出欠を取っていく、この「調整さん」。

使い方はホントにカンタン!

なってたって会員登録やログインも不要ですから。

調整さんのメリット

まずは下の画面から

①イベント名を入力

「暑気払い」とか「○○さん送別会」とか入れればOK。

②候補日程の入力

いくつか候補日を作ってみんなの希望日を募る場合、候補日を入力します

これで準備は完了!下にある「出欠表をつくる」のボタンをポチッと押せば・・

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このサイトのURLが作成されるので、これをみんなにメールで送信!

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で、メールをもらったメンバーはURLからこのサイトを開き、

自分の名前を入力し、あらかじめ設定されている候補日に○、△、✖で希望日を選択するわけです。最後に「更新する」をポチッと押せば入力完了!

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入力後、各人が入力した候補日の参加の可否が一覧で表示されます!

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あとはこの候補日の一覧をもとに日程を決めればOK!

このサイトさえあれば、いちいち「今度宴会があって、○日と□日、どっちが都合良い??」って聞いて回る必要なし!

 

宴会幹事はいろいろやることあるから、日程調整は効率良く、ラクしちゃいましょう!!

 

宴会・飲み会に最適なお店選びは「スマート幹事くん」で丸投げ!

宴会のお店選びは「サラリーマンとしての評価の分かれ目」?!

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先ほどのホットペッパーのアンケート、幹事が苦労する点で3位に上がっていたのが「お店選び」。

みんな参加する人って結構薄情で、みんなは呼ばれて飲みに来てるだけで、裏方になって苦労してるのは幹事なのに

「なんでこんな店選んだの?」とか

「この店、予算に比べて味もサービスも悪くね??」とか

平気で言っちゃいますよねぇ・・。

ほんま・・

「それやったらお前が幹事せいっっっ!!!」

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ってツッコミ入れてやりたいぐらいですけど。

 

ま、でも、この宴会の仕切り方、準備の仕方をしくじるとサラリーマンとしての評価が下がりますし、逆にココでポイントを上げると「ヨッ!名幹事!」なんて声も上がって、評価を上げることにも繋がります!

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宴会の予算とお店の質・メニュー・サービスとのバランスを取る

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でも、かといって「ちょっと高めでも割烹とか気品のある、味に間違いのないお店を・・」というのも、これまたちょっと違う・・。

 

会社の経費で宴会の費用を負担してくれる場合でも、自腹で負担する場合でも、やはりできるだけ金額を抑えて、っていうのが求められます。会社負担でも経費削減の大きな流れがありますからね。

 

難しいのが

宴会の予算、掛かる金額を抑えつつ、いかに良いお店を予約するか

ってところ。

ココが非常に大事で、難しいところですね!

 

予算、希望をあれこれ聞いてくれる「スマート幹事くん」に任せよう!

スマート幹事くん

そういった幹事の悩みを解決してくれるのがこの「スマート幹事くん」なんです!

で、このスマート幹事くん、なにかっていうと

予約希望日時や宴会・飲み会開催エリア、予算を登録して返事を待つだけ!

そう、ただそれだけ!なんです。これは助かる!

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Android、iPhoneのアプリもあるので、スマホからも利用OKですよ!

スマート幹事くんアプリ

 

スマート幹事くんのカンタンな使い方

じゃ、実際にこのスマート幹事くんの使い方を見ていきましょう!

まずは入力画面に、宴会・飲み会の開催日時、開催エリア、予算や希望条件を入れていきます。

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で、重要なのが「ご希望」の項目。

 

ここの部分に

「ビールは発泡酒じゃなくて一番搾りなど本当のビールの飲み放題で!」とか

「役員が来るから落ち着いた感じの個室、できれば掘りごたつ希望」とか

「飲み放題は3時間を希望、金額は3,500円以上は出せません!」とか

事細かに、そしてちょっと「図々しい」ぐらいの条件を書いておきましょう。

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希望条件が本当に無理なら「この条件ならできます」と回答がありますし、私の経験上、予約をどうしても取りたいお店はすんなり希望を通してくれることが結構あります!

これって入札方式そのものですから!「仕事(予約)が欲しかったら希望を飲んでね!」って感じで、お店側の「ご厚意」を募ってみましょう!

 

希望条件が入力終わったら、あとはお店側からの返答を待つだけ。

スマート幹事くん登録完了

 

ほどなくお店側から「こんな条件でどうでしょう??!」っていうご提案内容が書かれた返信メールが続々やってきます。

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通常にホットペッパーなどからでは予約できない、かなり優遇された条件での提案がいっぱい集まってきますので、幹事のあなたはこれ見よがしに、会社のみんなのポイントアップを狙える好条件を選んで予約を入れるだけ!

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ほら、これなんか、

「通常の飲み放題から生ビールやワインカクテルもついたプレミアム飲み放題に変更!」

「飲み放題時間も通常120分から180分(なんと3時間!!)に変更」

とか相当ガンバってくれてます。

 

どうでしょう?!これを使えばあなたは見事、予想を上回る出来の宴会の立役者!

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まとめ

宴会・飲み会の幹事って裏方だし、なかなか努力が報われなかったり、損な役回り。

でも、宴会・飲み会の幹事での立ち回りひとつで上司はじめ会社のみんなの評価を上げることも可能ですよ!

本業、日常業務も頑張らないといけないし、こういった宴会、飲み会に有効、便利なツールをフル活用して、効率的に立派な宴会をやり遂げられるよう工夫してみるとイイですよ!

ぜひご参考になさってください!

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